Tiedon välittämisestä osallistavaan tiedon käyttöön – miksi ja milloin?

Suomen itsenäisyyden juhlarahasto (Sitra) käynnisti vuonna 2017 tiedon ja päätöksenteon yhteyteen pureutuvan hankkeen. Tavoitteena oli laajentaa ymmärrystä tiedon käytöstä päätöksenteossa ja rakentaa Suomeen soveltuvia malleja. Hankkeen osana ilmestyi syyskuussa 2019 työpaperi Tiedon käytön tulevaisuus yhteiskunnallisessa päätöksenteossa.

Työpaperi perustuu knowledge brokerage -käsitteeseen ja sen ympärillä käytyyn keskusteluun. Suomeksi sanottuna kyse on tiedon välittämisestä. Käsite on syntynyt tiedeyhteisön tarpeesta lisätä tutkitun tiedon vaikuttavuutta. Siihen liittyy tiedontuotannon ja päätöksenteon välillä toimivana välittäjäorganisaatio tai -henkilö.

Yhteiskunnallinen päätöksenteko onnistutaan Sitran työpaperin mukaan sitä paremmin mitä paremmin tiedonkäyttö suunnitellaan tilanteeseen sopivaksi. Tiedonkäytön on sovittava yhteen käsiteltävien ilmiöiden tai ongelmien luonteen, päätöksenteon vaiheen ja kontekstin sekä tunnettujen rajoitteiden kanssa. Näitä ovat muun muassa käytettävissä oleva aika, resurssit, tietopohja ja asiantuntemus, eri toimijoiden väliset roolit ja suhteet sekä poliittinen ohjaus.

Helppo, vaikea ja viheliäinen

Yksinkertaisiin, monimutkaisiin ja viheliäisiin ongelmiin tarvitaan erilaisia lähestymistapoja. Paras ratkaisu riippuu myös siitä, miten selkeät ja yhtenäiset tavoitteet päätöksentekijöillä on. Siksi on tärkeää pysähtyä ongelman ääreen ja tunnistaa oikein sekä ongelman luonne että päätöstilanne.

Yksinkertaiset, luonteeltaan tekniset ongelmat voidaan ratkaista oleellista tietoa etsimällä, seulomalla ja välittämällä. Luonteeltaan selkeissä ongelmissa ratkaisuvaihtoehdot ovat selviä ja niistä vallitsee yhteisymmärrys. Tällöin toimii välittävä tiedonkäyttö, jossa vuorovaikutus toimijoiden kesken on ohuinta tai jopa olematonta. Lähestymistapa perustuu suoraviivaiseen tiedon välittämiseen ilman tiedon yhteen koontia tai tulkkaamista. Usein tiedon tuotanto ja sen käyttö ovat erillisiä prosesseja.

Monimutkaisissa ongelmissa tarvitaan laaja-alaista tiedonkeruuta. Ongelmaan liittyvien moninaisten kytkösten tunnistamisen jälkeen tarvittava tieto voidaan koota yhteen. Tässä vaiheessa voidaan rakentaa siltoja eri asiantuntijoiden välille. Kytkettävä tiedonkäyttö tarjoaa päätöksentekijöille eri vaihtoehtoja ja mahdollistaa vaikutusten arvioinnin. Toimintatapa edellyttää vuorovaikutusta ja tiedon tulkkausta, joka tapahtuu kivuttomimmin tutkijan ja päättäjän yhteydenpidolla. Tiedon kytkeminen voi tarkoittaa tällöin myös vertailujen tai koontien tekemistä päätöksenteon pohjaksi.

Viheliäisten ongelmien ratkaisemisen keskiössä ovat yhteistoiminallisuus ja yhteinen tiedon tulkinta, joka edellyttää vuoropuhelullisia toimintatapoja. Osallistavassa tiedonkäytössä tiedon tuotantoa ja päätöksentekoa ei enää nähdä toisistaan erillisinä toimintoina. Ongelmia kehystetään, tietoa tuotetaan ja tulkitaan, ymmärrystä laajennetaan tai ratkaisuja etsitään erilaisia tiedon tarjoajia ja päätöksentekijöitä yhdistävässä vuorovaikutuksessa.

On selvää, että viheliäisistä ongelmista ei päästä eroon, sillä ne muuntuvat ja uusiutuvat jatkuvasti. Niitä käsiteltäessä päätöksenteon demokraattinen ulottuvuus korostuu. Tällöin myös tiedonmuodostuksen ja -käytön on oltava osallistavaa. Viheliäisten ongelmien ratkaisussakin tarvitaan kaikkia kolmea tiedonkäytön lähestymistapaa, sillä mielekkääseen osallistamiseen liittyy yleensä myös jonkin verran kytkemistä ja välittämistä.

Tieteen ja kokemuksen vuorovaikutusta tarvitaan

Eri lähestymistapoja ei tule Sitran työpaperin mukaan nähdä tieteellisen ja muun tiedon vastakkainasetteluna, vaikka tutkimus korostuu tiedon välittämiseen ja kytkemiseen keskittyvissä toimintamalleissa. Tutkimustiedolla ja akateemisella asiantuntijuudella on tärkeä rooli myös osallistavassa tiedonkäytössä. Osallistavissa toimintamalleissakaan ei oleteta, että kaikki tieto olisi samanarvoista. Niissäkään lähtökohtana ei ole se, että kaikki pääsevät osallistumaan. Kyse on tavasta koota päätöksenteolle arvokasta tietoa ja näkemyksiä.

Uusien toimintamallien haasteena on, että ihmiset kokevat turvalliseksi pitää kiinni totutuista tavoista. Ajattelemme helposti, että prosessi on jo ennakolta määritelty esimerkiksi aikataulujen tai resurssien osalta. Uudenlainen ajattelu vaatii irtautumista vanhasta: pysähtymistä, tilanteen tunnistamista ja ongelmaan laadun ymmärtämistä. Tämän jälkeen päästään tunnistamaan paras toimintapa ja sitten vasta määrittelemään prosessin kulku.

Modernissa tiedonkäytössä korostuvat menetelmäosaaminen ja tietomuotoilu. Oleellisena elementtinä on tiimityöskentely, ryhmäprosessit ja verkostotyöskentely. Usein oppiminen tapahtuu tekemisen kautta. Sitran rapotti tunnustaa, että menetelmä on helposti aikaa vievä, raskas ja resursseja syövä. Yhtenä ratkaisuna se tarjoaa ulkopuolisten mahdollistuttajien (fasilitaattori) käyttämistä, jotka estävät asian ajautumisen yläpilviin.

Tiedolla johtaminen vaatii aikaa

Tiedon käyttö päätöksenteossa on strategista johtamista, jonka haasteena on hallinnon siiloutuneisuus, joka ulottuu aina henkilötasolle asti. Johtaminen vaatii sitoutumista tiedon käyttöön, vaikka saatu tulos ei aina miellyttäisi. Kokonaisuuden hahmottamiseksi tarvitaan poliittisen päätöksentekoasetelmien ja -kontekstien jäsentämistä, tulkintaa ja ymmärtämistä. Oman lisänsä tuo aikaulottuvuus. Päätöksenteossa hitaasti–nopeasti -akseli määrittää, kuinka paljon on aikaa ajattelulle ja prosessoinnille.

On selvää, että laadukkaan tutkimustiedon saaminen vaatii aikaa. On annettava asiantuntijoille mahdollisuus ratkaista ongelmat eli tehdä työnsä. Tähän tarvitaan dialogia, jossa määritellään, mitä ongelmaa oikeastaan ollaan ratkaisemassa. Toimenpidekeskeisessä organisaatiossa asioita tehdään liian helposti ennen kuin mietitään.

Käsitystä päätöksenteon tietopohjaisuudesta ja asiantuntijuudesta on laajennettava. Päätöksenteossa on samanaikaisesti pystyttävä kokoamaan monimuotoista tietoa ja asiantuntemusta yhteen, lisäämään kansalaisten osallisuutta sekä hyödyntämään uusia digitaalisen tiedonkäytön mahdollisuuksia. Päätöksenteon valmistelusta vastaavien on tunnettava erilaiset tiedonkäytön lähestymistavat sekä osattava suunnitella tiedonkäyttö kuhunkin tilanteeseen parhaiten soveltuvalla tavalla.

Uudistumisessa tarvitaan toimintamallien muutosta – ei organisaation muutosta!

Blogitekstin kirjoittaja: pääsihteeri Jari Kanerva, LTS

 

Lähde

Hellström, Eeva; Ikäheimo, Hannu-Pekka; Hakapää, Jyrki; Lehtomäki, Joona; Saari, Milja: Tiedonkäytön tulevaisuus yhteiskunnallisessa päätöksenteossa. Sitra 2019.

 

Aiemmin ilmestyneitä blogitekstejä.

"Päätöksenteossa hitaasti–nopeasti -akseli määrittää, kuinka paljon on aikaa ajattelulle ja prosessoinnille. On selvää, että laadukkaan tutkimustiedon saaminen vaatii aikaa. On annettava asiantuntijoille mahdollisuus ratkaista ongelmat eli tehdä työnsä. Tähän tarvitaan dialogia, jossa määritellään, mitä ongelmaa oikeastaan ollaan ratkaisemassa. Toimenpidekeskeisessä organisaatiossa asioita tehdään liian helposti ennen kuin mietitään."

Kuva: Pixabay-kuvapankki.